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Conseiller d’affaires Gestion proactive de la fraude Dennis Fortnum Associé directeur canadien, KPMG Entreprise

L’expérience nous a appris que, dans les sociétés fermées où les employés occupent plusieurs fonctions, le risque de fraude est plus élevé. Par ailleurs, la plupart des délits impliquent un employé du service de la comptabilité. Les signes avertisseurs sont ainsi beaucoup plus difficiles à détecter, d’autant plus que les politiques et mesures de prévention ne sont pas aussi solidement établies que dans les grandes organisations. Il peut donc s’écouler beaucoup de temps avant que la fraude ne soit découverte : jusqu’à 18 mois en moyenne.

L’appât du gain ou la satisfaction d’un besoin personnel sont habituellement à l’origine d’un tel acte. Il faut ensuite des conditions propices. C’est le cas, par exemple, lorsqu’un employé est à la fois responsable de la tenue des livres et des achats. Finalement, c’est en alléguant des préjudices subis au travail que les employés qui commettent des fraudes justifient leurs agissements et les récidives, fondées ou non.

Pour se protéger, les propriétaires d’entreprise auraient tout intérêt à envisager des mesures de prévention éprouvées telles que la vérification détaillée des antécédents des employés, l’instauration d’un code de déontologie comprenant des politiques claires sur les vols commis par les employés et les sanctions qui s’y rattachent, la présentation de programmes de formation sur la détection des signes de fraude et la création d’un système de récompense pour la dénonciation d’activités douteuses. Sur le plan opérationnel, les organisations pourraient aussi :

• examiner et analyser l’ensemble des dépenses;
• consigner les notes de frais;
• vérifier les relevés bancaires;
• surveiller les achats imputés aux cartes de crédit de l’entreprise;
• vérifier l’exactitude des soldes de trésorerie;
• faire fréquemment l’inventaire des stocks;
• séparer les tâches de tenue des livres;
• faire des audits à divers moments au cours de l’exercice.

Comme pour tout problème en milieu de travail, les propriétaires d’entreprise gagneraient à être plus proactifs que réactifs par rapport à la fraude. Pour éviter de s’embarquer dans un long et coûteux processus d’investigation des fraudes et des irrégularités, il y a lieu d’établir au préalable des mesures de prévention et de consacrer du temps et des ressources à l’élaboration de politiques sur le vol en milieu de travail.

Portrait-robot du fraudeur James McAuley Premier vice-président, Juricomptabilité KPMG, Toronto

La fraude mine les entreprises depuis que les gens ont commencé à faire du commerce une activité lucrative. Comme l’a dit l’éminent avocat et juge Sir Edward Coke : « Il y a plus de fraudes et d’escroqueries aujourd’hui qu’auparavant. » Notons que Sir Coke est décédé en 1634…

Les petites entreprises ne sont pas à l’épreuve de la fraude du simple fait que le propriétaire intervient dans toutes les activités ou presque. Bien que cette omniprésence contribue à réduire les risques de fraude, les sociétés fermées manquent souvent de contrôles – comme la séparation des tâches – qui sont essentiels à la prévention de la fraude.

Fait intéressant, ce sont les fraudes massives qui tendent à défrayer la chronique, alors que, pour les entreprises, le véritable fléau réside dans les petits larcins commis à répétition. Qu’il s’agisse de faux chèques, de versements à des fournisseurs fictifs, de la falsification des fiches de paie ou de toute autre machination, l’impact n’est pas que purement financier. Les effets de la fraude sur les entreprises qui en sont victimes sont nombreux. Elle suscite la méfiance à l’égard des employés, ternit la réputation de l’entreprise et distrait les dirigeants de leurs occupations : l’exploitation et la prospérité de l’entreprise.

Il y a bien des façons de réduire les risques de fraude. Pensons à l’évaluation et à la réduction des risques apparents, à l’analyse des lacunes dans les contrôles et à l’adoption de mesures correctives, ainsi qu’à la mise en place de stratégies appropriées de prévention, de détection et d’investigation. Mais avant tout, il faut connaître certains rudiments de la fraude, à commencer par le profil du fraudeur type.

Au fil des ans, Juricomptabilité KPMG a étudié cet important sujet. Récemment, nous avons publié l’édition 2011 de notre analyse des tendances en matière de fraude. Nous y abordions entre autres le profil du fraudeur type. Armées de cette information, les organisations peuvent redoubler de vigilance et mieux réagir à la fraude.

Dans ce rapport, nous examinions également les récentes enquêtes sur des fraudes menées par des cabinets membres de KPMG dans 69 pays, dont le Canada. Dans la plupart des cas, il s’agissait de fraudes à petite échelle qui n’ont pas été rendues publiques. Selon notre étude, le fraudeur type serait un homme âgé de 36 à 45 ans qui :

• fraude son propre employeur;
• travaille au sein de la fonction Finances ou occupe un rôle lié aux finances;
• est au service de l’entreprise depuis plus de 10 ans;
• a un complice.

Comme on pouvait s’y attendre, l’appât du gain est la principale motivation, suivie des pressions exercées par des objectifs impossibles à atteindre en matière de bénéfices et de budgets. Mais ce que le rapport met surtout en lumière, c’est que les structures de contrôle facilitent en quelque sorte l’accomplissement d’actes de fraude.

En fin de compte, pour lutter contre la fraude, il faut mettre en place des mesures de contrôle. Voici trois principes directeurs :

1. C’est à la direction de donner le ton. Les hauts dirigeants de l’entreprise doivent prêcher par l’exemple en adoptant une certaine conduite et en se prononçant sur le genre de comportement qu’ils jugent inacceptable. C’est pourquoi on recommande de rédiger un code de déontologie qui établit clairement les attentes et auquel adhèrent officiellement tous les employés, et de renouveler cette adhésion de préférence tous les ans. Le ton sera ainsi donné et respecté.
2. Il faut connaître son équipe. Les personnes susceptibles d’abuser de la confiance des dirigeants et de profiter de la moindre occasion pour s’adonner à des activités illicites pour s’enrichir aux dépens de l’entreprise doivent à tout prix être tenues à l’écart. Pour ce faire, il est important de vérifier les antécédents des nouvelles recrues.
3. Il faut offrir un moyen de faire connaître tout objet de préoccupation. Trop souvent, on apprend une fois la fraude découverte que des employés soupçonnaient quelque chose, mais n’osaient parler, de peur des représailles. D’où l’importance de doter son entreprise d’un mécanisme permettant de signaler des méfaits sous le couvert de l’anonymat et en toute confidentialité.

Outre ces grands principes, il importe d’instaurer des contrôles de base. La séparation des tâches, la supervision par la direction et l’établissement de politiques, procédures et processus bien structurés contribueront largement à réduire les risques de fraude, de malversation et d’erreur.

Lutte contre la fraude : la croisade personnelle des propriétaires exploitants? John Williams Associé, KPMG Entreprise, Calgary

Pour les propriétaires d’entreprise indépendants, la fraude est une menace bien réelle qui ne cesse de croître. De par leur nature, les sociétés fermées ont toujours été vulnérables à la fraude. Bon nombre d’entre elles ne disposent pas des ressources nécessaires pour déceler un méfait et y remédier, et préfèrent donc déclarer forfait et passer à autre chose.

Cela fait-il d’elles de pauvres victimes sans défense? Certainement pas. Au même titre que les grandes entreprises, elles peuvent prendre des mesures pour détecter les signes de fraude et réduire les dommages au sein de l’organisation. S’appuyant sur l’analyse de quelque 350 enquêtes sur la fraude, une récente étude de KPMG, intitulée Who is the typical fraudster?, brosse un portrait des caractéristiques et comportements des fraudeurs. La compréhension de ces signes avant-coureurs fait partie intégrante de toute stratégie de gestion des risques.

Selon cette étude, la majorité des actes frauduleux visent soit à dissimuler des pertes ou de mauvais résultats, soit à détourner des actifs (détournement de fonds ou fraude en matière d’approvisionnement). Fait intéressant, dans la plupart des cas, la faiblesse des contrôles internes (jusqu’à 74 % des entreprises touchées) demeure la principale cause des actes frauduleux. En d’autres mots, l’occasion fait le larron.

Il existe un autre facteur, typiquement humain, celui-là : la motivation. Habituellement, les fraudeurs sont motivés par l’appât du gain et cherchent à satisfaire un besoin, comme une dépendance, ou à se tirer de difficultés financières. Ajoutons à cela l’élément de rationalisation, le processus psychologique qui entraîne une personne dans l’illégalité. Par exemple, les fraudeurs peuvent se convaincre qu’ils n’obtiennent pas leur juste part ou encore qu’ils ne font « qu’emprunter » de l’argent dans l’intention de le rendre.

La plupart du temps, une fraude est perpétrée afin de nuire à une personne en particulier. C’est pourquoi les sociétés fermées sont plus susceptibles de subir des pertes importantes. Le sentiment de trahison s’avère plus profond dans un milieu où l’on considère les employés de longue date comme des amis proches.

Dans le cadre de notre travail auprès de sociétés fermées, nous constatons qu’elles ont toutes en commun un certain nombre de caractéristiques qui augmentent les risques de fraude. Premièrement, elles n’ont pas de système de contrôle interne, soit par manque de temps ou de savoir-faire, soit par simple naïveté. Deuxièmement, les employeurs entretiennent des liens personnels plus étroits avec les employés et ont donc plus tendance à leur confier des responsabilités importantes.

Troisièmement, le personnel de confiance travaille souvent de façon indépendante et, dans bien des cas, occupe plusieurs fonctions. Dans une grande organisation, on ne verrait jamais une seule personne se charger du courrier, des dépôts et du rapprochement des comptes, par exemple. Lorsqu’une seule personne est responsable de la tenue des livres et de la gestion des actifs, la tentation est forte de s’approprier des actifs et de manipuler les chiffres pour cacher les malversations, cela va de soi.

Alors, que peuvent faire les sociétés fermées pour réduire les risques de fraude? Voici quelques conseils :

1. Évitez de confier le contrôle des actifs à une seule personne. Autrement vous pourriez vous retrouver dans une position extrêmement vulnérable et augmenter considérablement le risque de fraude financière. Veillez à ce que les tâches bancaires (dépôts, examen des comptes, etc.) soient séparées.
2. Surveillez les mouvements sur vos comptes. Assurez-vous de pouvoir consulter les comptes bancaires en ligne et l’information sur les virements effectués. Insistez pour voir les relevés mensuels et vérifiez que les chiffres correspondent aux documents comptables auxiliaires.
3. Ne signez pas de chèques en blanc. Cela semble évident, mais nous avons constaté que de nombreuses entreprises recourent à cette pratique pour simplifier le règlement des sommes à payer. Qui sont les bénéficiaires de ces chèques? S’agit-il d’entreprises que vous connaissez?
4. Effectuez une révision indépendante des activités financières et examinez soigneusement les chiffres. Avec le temps, les propriétaires d’entreprise font davantage confiance à leurs employés et relâchent leur vigilance.
5. Vérifiez les antécédents des nouveaux employés. La fraude n’est pas l’apanage des employés de longue date. Il y a des escrocs professionnels qui changent d’emploi après avoir commis leurs délits.
6. Soyez à l’affût des comportements suspects : agressivité, arrogance, secret, signes de stress, tendance à microgérer, refus de porter le blâme et intimidation, pour n’en nommer que quelques-uns.
7. Malgré vos soucis d’économie, ne lésinez pas sur les services de consultation juridique. Avec l’aide de spécialistes, vous apprendrez à détecter les menaces, à mettre en place les contrôles appropriés et à éviter les pertes.

De toute évidence, les sociétés fermées ne sont pas immunisées contre la fraude. Leur culture est d’ailleurs souvent axée sur la confiance et l’établissement de liens étroits. Aussi, les risques de fraude s’en trouvent-ils multipliés, même si les sommes en cause sont moins importantes. Sur le plan financier, les conséquences peuvent être beaucoup plus lourdes et d’autant plus dévastatrices. Si vous instaurez des contrôles et des processus adéquats, vous préviendrez la catastrophe sans mettre en péril la culture que vous avez bâtie au prix de tant d’efforts.

KPMG Entreprise^MC est un réseau de professionnels qui se consacrent exclusivement à aider les propriétaires d’entreprises et les entrepreneurs canadiens à conférer de la valeur à leurs activités et à bâtir des entreprises prospères.

Pour en savoir plus sur l’aide que KPMG Entreprise peut offrir aux sociétés fermées, visitez le site kpmg.ca/entreprise.